Die Sozialen Dienste der Stadt Zürich stellen die soziale Grundversorgung sicher. Die Stadt selbst ist in fünf Sozialregionen mit je einem Sozialzentrum aufgeteilt. Insgesamt beschäftigen die Sozialen Dienste 867 Mitarbeitende, davon 205 Sozialarbeitende und 125 Sacharbeitende (Stand Sept. 2012). Im Jahre 2011 haben rund 18‘000 Personen Sozialhilfe bezogen. Management by Excel ist auch heute noch in vielen Unternehmen weit verbreitet. Müssen mehrere Mitarbeitende dieselben Excels mit Daten füttern, stossen diese Lösungen aber schnell an ihre Grenzen. Spätestens jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, die Excel-Lösung durch eine professionelle Applikation abzulösen.
Mit xRm weg von der Excel-Lösung
Ausgangslage
Um Verdachtsfälle von missbräuchlichem Leistungsbezug aufklären zu können, setzt die Stadt Zürich verschiedene Teams ein, die nach einem klar definierten Prozess arbeiten. Die entsprechenden Daten wurden vorwiegend in Excel festgehalten. Sowohl die Erfassung als auch die Auswertung der Daten stiessen mit dieser Lösung aufgrund fehlender Automatismen an Grenzen. Ausserdem erwies sich auch die Kontrolle der Umsetzung der definierten Massnahmen als sehr aufwändig.
Lösung
Gemeinsam mit isolutions haben die Sozialen Dienste der Stadt Zürich die Excel-Lösung durch eine professionelle und benutzerfreundliche Applikation auf Basis von Microsoft Dynamics CRM / xRM abgelöst.
Alle Mitarbeitenden, die Fälle mit Verdacht auf missbräuchlichen Leistungsbezug bearbeiten, greifen in ihren spezifischen Rollen auf die Applikation zu und können auf einfache Weise alle notwendigen Daten festhalten.
effiziente Zusammenarbeit
benutzerfreundliche Datenerfassung
Nutzen
- Die xRM-Lösung ist in Outlook integriert und die Bedienung intuitiv und an Outlook angelehnt.
- Da die xRM-Lösung in Outlook integriert ist, ist die Bedienung sehr einfach. Der Workflow zur Bearbeitung der Verdachtsfälle wird durch automatisch generierte E-Mails unterstützt. Auf diese Weise können die verschiedenen Teams effektiver und effizienter zusammenarbeiten und sich auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren.
Sandra Müller
Anwenderin | Stadt Zürich Sozialdepartement
«Die Datensicherheit konnte dank der neuen Lösung wesentlich erhöht werden.»
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