Neues QMS vereinfacht Prozesse und verbesserte interne wie auch externe Zusammenarbeit
Die GEWA ist ein sozialwirtschaftliches Unternehmen mit dem Ziel, Menschen mit psychischen Problemen beruflich zu integrieren. Um diesen Auftrag wahrzunehmen, vereint sie unter ihrem Dach 11 Betriebe verschiedener Branchen und bietet in Zusammenarbeit mit der Invalidenversicherung ein breites Angebot an Arbeitsmöglichkeiten und Eingliederungsprogrammen. Insgesamt arbeiten in der GEWA rund 800 Menschen an sieben Standorten.
Ausgangslage
Im Rahmen eines strukturierten Workshops, dem sogenannten Collaboration Assessment, wurden aus den diversen Herausforderungen der GEWA zwei Schwerpunktbereiche herausgeschält: das Qualitätsmanagementsystem (QMS) und die Zusammenarbeit. Das bestehende QMS hatte eine schlechte Benutzerakzeptanz. Das lag daran, dass wichtige Dokumente nicht gefunden wurden und die Bedienung des QMS nicht intuitiv war. Im Bereich der Zusammenarbeit kämpfte die GEWA mit einer redundanten Datenablage. Ab und an kam es deshalb vor, dass die falsche Version eines Dokuments verwendet wurde. Nicht selten wurden Dokumente neu erstellt, weil man sie nicht finden konnte. Die Folge: Unnötiger Zeitverlust und noch mehr Redundanz.
Lösung
Mit der isolutions Collaboration Suite wurde bei der Stiftung GEWA eine zentrale Produktivitätsplattform, die sich an heute geltenden Best-Practice-Ansätzen orientiert, kosteneffizient auf der Basis von SharePoint realisiert. Das alte, unübersichtliche QMS wurde durch das einfach zu bedienende QMS-Modul von isolutions ersetzt. Die realisierte Lösung bietet sowohl für die interne Zusammenarbeit als auch für den Datenaustausch mit Kunden und Partnern eine grosse Unterstützung und bildet die Grundlage für weitere Ausbauschritte.
Nutzen
- Die zentrale Datenhaltung vermindert Redundanzen, was zu einer besseren Datenqualität und Zeitgewinn führt.
- Die mächtige Suchfunktion liefert dem Benutzer in Sekundenbruchteilen die gewünschten Informationen. Wissen kann nun auch abteilungsübergreifend gefunden und geteilt werden.
- Feedback- und Genehmigungsworkflows erhöhen die Transparenz, vereinfachen die Zusammenarbeit und ermöglichen Zeiteinsparungen.
- Mit dem integrierten Vorlagenmanagement werden alle Vorlagen zentral verwaltet. Auf Knopfdruck können die Benutzer einfach neue Dokumente erstellen, wobei immer die aktuellsten Vorlagen verwendet werden.
- Die Plattform unterstützt die Benutzer bei der täglichen Bearbeitung der Aufgaben und hilft ihnen, ihre Arbeitszeit vorwiegend in produktive Tätigkeiten zu investieren.
David Scheidegger
Leiter Corporate Communications and Business Development, Mitglied der Geschäftsleitung | GEWA
«Unser neues Kollaborationsportal hilft uns, vom Silo-Denken, bei dem jede Abteilung nur seinen eigenen Bereich im Blick hat, wegzukommen. Unsere Mitarbeitenden entwickeln dadurch ein besseres Verständnis für ein gemeinsames und prozessorientiertes Arbeiten. Dieser Wandel in der Arbeitsweise hat bei uns bereits nach wenigen Monaten zu einer merklichen Effizienzsteigerung geführt.»
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